Wilt u aan ethiek en integriteit in uw organisatie werken, dan kunt u kiezen uit allerlei maatregelen. Die werken het beste als ze elkaar versterken. Voor een samenhangende aanpak beschrijven we de zeven onderdelen van integriteitsmanagement.
Integriteit organiseren
De top van een organisatie speelt een belangrijke rol in het bevorderen van integriteit. Vier onderdelen zijn van belang: het investeren in integriteit, voorbeeldgedrag, visie en ethisch leiderschap.
Door te investeren in integriteit met geld, tijd en aandacht kunt u integer gedrag stimuleren en het klimaat voor het melden van misstanden verbeteren.
Voorbeeldgedrag is cruciaal. Veel leiders overschatten hun zichtbaarheid als rolmodel. Zorg ervoor dat u regelmatig expliciet het belang van integer handelen uitdraagt. Wees een zichtbaar rolmodel in woord en daad.
Strategische organisatiebeslissingen tonen uw integer leiderschap en laten zien waar uw organisatie voor staat. Draag een duidelijke visie uit op organisatiecultuur en de maatschappelijke verantwoordelijkheid van uw organisatie.
Leiderschap vereist lef om kritisch te reflecteren op de normen en waarden van de organisatie. Een organisatie heeft formele en informele regels die richting geven aan gedrag. Het is belangrijk om die regels van tijd tot tijd onder de loep te nemen, en met uw medewerkers te bespreken: waarom doen we wat we doen? Hier de ruimte voor bieden en het voortouw in nemen noemen we ethisch leiderschap. Een ethische directie biedt zo een moreel kompas voor de organisatie.
Direct aan de slag? Zie deze publicaties:
Elke ethische organisatie heeft een gedragscode. Uw waarden en normen vertellen wat belangrijk is voor u. Waar iedereen voor staat. Dat sluit aan bij wat de samenleving van uw organisatie verwacht.
Waarden en normen zijn niet vrijblijvend. Ze geven richting bij alledaagse én lastige momenten op de werkvloer. Zo vormen ze een belangrijk ijkpunt voor uw organisatie.
Een goede gedragscode is verhelderend, inspirerend en ondersteunt medewerkers bij beslissingen, of deze nu gemakkelijk of moeilijk zijn. Zo geeft een gedragscode richting aan de gewenste cultuur in een organisatie. Zorg ervoor dat de gedragscode leeft!
Een gedragscode werkt alleen als u die samen met uw medewerkers maakt. Als u in gesprek gaat over uw waarden en normen. Dit gesprek is cruciaal voor uw cultuur. Veel meer nog dan de uiteindelijke tekst van de code.
De structuren en procedures in uw organisatie hebben grote invloed op het gedrag van medewerkers. Met gerichte structuurmaatregelen beschermt u de integriteit van uw organisatie. Met bijvoorbeeld een registratie van financiële belangen, een overzicht van kwetsbare functies en een registratie van nevenfuncties.
Ook de inrichting van de werkomgeving beïnvloedt het gedrag van medewerkers. Met een slimme organisatie-inrichting kunt u uw medewerkers helpen zich integer te gedragen. Soms met gerichte nudges, soms op een eenvoudige manier. Als er bijvoorbeeld geen contant geld in omloop is, kan het niet verdwijnen.
In elke organisatie bestaan integriteitsrisico’s. Bijvoorbeeld waar geld in het spel is, er vertrouwelijke informatie beschikbaar is, of collega’s buiten het zicht van anderen werken. Niet elk risico is helemaal weg te nemen, maar u hoeft uw medewerkers ook niet onnodig in verleiding of in gevaar te brengen. Met een risicoanalyse kunt u vermijdbare risico’s wegnemen en zorgen voor een veilige werkomgeving.
Meer lezen?
De publicatie Modelaanpak basisnormen integriteit openbaar bestuur en politie bevat minimumvereisten voor integriteitsbeleid. De vereniging van Nederlandse Gemeenten, het Interprovinciaal Overleg, de Unie van Waterschappen en de politie hebben al in 2006 samen de minimumvereisten voor het integriteitsbeleid samengesteld. Het pakket is tot op vandaag actueel en relevant. Met uitzondering van de publiek specifieke eisen, zijn de minimale vereisten die deze overheidsinstanties zichzelf hebben opgelegd ook toepasbaar in andere sectoren. Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van een gedragscode, het uitvoeren van een integriteitsrisicoanalyse of het identificeren van onverenigbare rollen binnen een functie.
Het rapport ICC Rules on Combatting Corruption bevat een kader dat is opgesteld ter bestrijding van corruptie in het bedrijfsleven. De Internationale Kamer van Koophandel (ICC) vertegenwoordigt meer dan 45 miljoen bedrijven in meer dan 170 landen. De implementatie van het kader is facultatief en gericht op zelfregulatie. Bedrijven die dit kader omarmen worden weerbaarder tegen pogingen tot afpersing, en kunnen daarnaast vragen om steekpenningen beter weerstaan.
Steeds meer organisaties onderkennen het belang van een open en integere cultuur. Ze beseffen dat dit hard nodig is voor het functioneren van de organisatie. Als er voldoende aandacht is voor de ontwikkeling van een goede werkcultuur doen medewerkers hun werk beter en met meer plezier.
Medewerkers ervaren dan minder stress en hebben meer vertrouwen, zowel in elkaar als in de organisatie. Daarnaast is het ziekteverzuim lager en is de kans op misstanden kleiner. Ook andere betrokkenen, zoals klanten, cliënten of burgers, hebben meer vertrouwen in de organisatie als ze hier een open en integere cultuur ervaren. Veel branchecodes en toezichthouders hebben daarom tegenwoordig aandacht voor cultuur.
Cultuurmaatregelen spelen een grote rol in het maken van een gewenste organisatiecultuur, waarin integer gedrag wordt gestimuleerd. Vanaf de het aannemen van personeel en onboarding, via beoordelings- en beloningsbeleid en persoonlijke ontwikkeling tot aan exitgesprekken.
In een veilige, open cultuur kunnen medewerkers de bestaande patronen ter discussie stellen en veranderen zonder angst voor gevolgen. Bewustwording, communicatie en dialoog zijn hiervoor een belangrijk onderdeel. Dat kan de organisatie dus regelmatig organiseren!
Direct aan de slag?
Cultuurmaatregelen zijn belangrijk bij het werken aan een integere cultuur. Hieraan werken? Dan is het vooral van belang aan de slag te gaan met de overtuigingen en belevingen van medewerkers over de waarden en normen in de organisatie. Dat kan via de volgende activiteiten:
- Waardensessies;
- Introductie- en mentorprogramma’s;
- (intervisie)trainingen en bewustwordingssessies;
- Interne communicatie;
- Onderzoeken naar tevredenheid onder medewerkers;
- Aandacht voor feedback geven en ontvangen.
Meer lezen? Zie de publicatie.
In elke organisatie gaat wel eens iets mis. Dat hoort bij het (samen) werken. Als een ongewenste situatie door de werkgever wordt opgemerkt, dan is die reactie in hoge mate bepalend voor het verloop daarna. Adequaat optreden betekent dat de werkgever zich afvraagt welk optreden past bij de situatie en -al dan niet in afstemming met de melder- handelt De werkgever die niet adequaat reageert loopt het risico dat er meer schade ontstaat of dat een situatie escaleert. Het is daarom in belang van de werkgever dat medewerkers zich vrij voelen hun zorgen te uiten en meldingen van vermoedens van integriteitsschendingen en/of maatschappelijke misstanden laagdrempelig zonder angst voor repercussies aan de werkgever kenbaar kunnen maken.
Meldpregeling
Een meldregeling (of klokkenluidersregeling) biedt waarborgen voor de bescherming. Ze beschrijft hoe, waar en wanneer werknemers (vertrouwelijk of soms zelfs anoniem een melding kunnen doen van vermoedens van maatschappelijke misstanden. Het staat de werkgever vrij de meldprocedure ook open te stellen voor integriteitsschendingen of misstanden waarbij het maatschappelijk belang niet in het geding is. Zo hoeft een werknemer zich niet af te vragen bij welk loket hij moet zijn. Vergeet niet dat bij een bredere openstelling de bescherming van de melder niet automatisch van toepassing is. Pas dit eventueel aan.
Naast een adequate opvolging is het ook belangrijk dat de opvolging (bijv. mediation, doorlopen klachttraject, een onderzoek) niet alleen adequaat is, maar ook kwalitatief voldoet. In het uiterste geval kan de werkgever een onderzoek laten instellen. Bij een (intern) onderzoek naar een incident worden feiten verzameld om helderheid te krijgen over het verloop van incident, wie erbij betrokken waren en wat hun rol was.
Op grond van de uitkomst zal de werkgever bepalen of er (arbeidsrechtelijke) maatregelen nodig zijn.
Wees voorbereid
Wacht niet met de voorbereiding tot een incident zich voordoet. Wees voorbereid. Zo beschrijft een onderzoeksprotocol hoe en wanneer u intern onderzoek doet. Wie dat onderzoek gaat uitvoeren. Zo voorkomt u willekeur en vergroot u de kans dat een intern onderzoek zorgvuldig wordt afgehandeld.
Direct aan de slag met uw meldregeling? Meer informatie vind u op de pagina De meldregeling. Daar vind u ook de publicatie Integriteit in de praktijk – De Meldregeling met praktische uitleg en tips en handige bouwstenen.
Wilt u weten wat u verder kunt doen om uw meldsysteem tot een succes te maken, neem dan een kijkje op de pagina Succesvol melden. Daar vindt u onder meer een onderzoeksrapport van de Universiteit Utrecht en een podcast over succesfactoren in het melden van interne misstanden.
Heeft uw organisatie nog geen onderzoeksprotocol? Ga dan naar de pagina Intern onderzoek organiseren of ga meteen naar de publicatie Integriteit in de praktijk – intern onderzoek. Deze handreiking helpt organisaties bij het inrichten en uitvoeren van goed intern onderzoek.
Het is belangrijk dat een organisatie communiceert over integriteit. Communiceren over wat integriteit is, hoe belangrijk het is, en welk beleid wordt gevoerd. Bovendien legt de organisatie er verantwoording over af. Zo maakt u medewerkers duidelijk wat u van ze verwacht. Transparantie bij incidenten versterkt de integriteit van uw organisatie. Het is een stevig signaal dat u integriteitsbevordering en een veilige meldomgeving serieus neemt.
De OR
De Ondernemingsraad (OR) heeft een bijzondere taak. Bij het goedkeuren van de meldprocedure. Ook moet de OR jaarlijks worden geïnformeerd. Een goede medezeggenschap kan de organisatie aanmoedigen en integriteit versterken. Door het te bespreken en integriteitsbeleid te agenderen.
Goede communicatie en verantwoording zorgt voor meer vertrouwen. Zo bouwt u een integere reputatie. Informeer de medezeggenschap, toezichthouders, aandeelhouders en volksvertegenwoordigers. Klanten, cliënten en burgers. Via rapportages, uw jaarverslag en in de media.
Meer lezen of direct aan de slag?
De brochure Communiceren over integriteit geeft tips over hoe je kunt communiceren over integriteit. De brochure is tot stand gekomen met behulp van practioners vanuit verschillende organisaties.
De publicatie Integriteit, misstanden en de WOR gaat over het belang en de rol van de OR bij het integriteitsbeleid en de meldregeling in het bijzonder.
De publicatie Meldprocedures en integriteitsvoorzieningen bij werkgevers in Nederland bevat de uitkomsten van onderzoek via Ondernemingsraden hoe het staat met de meldregelingen en andere integriteitsvoorzieningen in 2017.
Integriteit raakt iedereen in de organisatie en raakt ook de externe relaties. De verantwoordelijkheid voor integriteit en integriteitsbeleid moet dan ook op het hoogste niveau in de organisatie belegd worden. Uw inspanningen moeten elkaar versterken.Zorg voor een integriteitsplan dat u regelmatig evalueert. En een functionaris die de samenhang bewaakt, risico’s signaleert en de inspanningen coördineert, monitort en bijstelt. Zo verankert u integriteit.
Integriteitsprofessionals hebben een voortrekkersrol. Zorg ervoor dat er een goed opgeleide compliance officer, ethiekfunctionaris of integriteitscoördinator is.
Bij integriteit zijn veel verschillende collega’s betrokken. Breng alle integriteitsactoren in kaart. Wie werkt er allemaal aan ethiek? Zo kunt u een samenwerkend integriteitsteam vormen.
Meer lezen? De verkenning Integriteitsmanagement & de integriteitsmanager bevat in deel 1 inzicht in het nut en de noodzaak van integriteitsmanagent. Deel 2 biedt achtergrondinformatie over de functie van integriteitsmanager in de praktijk. Daar worden ook aanbevelingen gedaan voor verdere ontwikkeling.
Wilt u meer weten over de do’s en don’ts bij het aanstellen van een integriteitsmanager? Dan kan de publicatie De integriteitsmanager: een functieprofiel behulpzaam zijn.