Integriteit in 7 onderdelen

Integriteit organiseren

1. Integriteit in 7 onderdelen

   1. Leiderschap en strategie

      Ethisch leiderschap is integriteit in de organisatie bevorderen. Door te investeren in integriteit met tijd, geld en aandacht. Met een duidelijke visie op de cultuur. Een ethisch leider is een zichtbaar rolmodel, in woord en daad.

      Voorbeeldgedrag is cruciaal. Veel leiders overschatten hun zichtbaarheid als rolmodel. Zorg er dus voor dat u regelmatig expliciet het belang van ethiek en integriteit uitdraagt.

      Strategische organisatiebeslissingen tonen uw ethisch leiderschap. Met welke partners werken we? Wat is onze maatschappelijke verantwoordelijkheid? Waar gaan we in investeren?

      Zulke strategische keuzes laten zien waar de organisatie voor staat. Een ethische directie biedt zo een moreel kompas voor de organisatie.

      Direct aan de slag? Zie deze publicaties:

      • Leiderschap in ethiek
      • Tonen van de Top

   2. Waarden en normen

      Elke ethische organisatie heeft een gedragscode. Uw waarden en normen vertellen wat belangrijk is voor u. Waar iedereen voor staat. Dat sluit aan bij wat de samenleving van uw organisatie verwacht.

      Waarden en normen zijn niet vrijblijvend. Ze geven richting bij alledaagse én lastige momenten op de werkvloer. Zo vormen ze een belangrijk ijkpunt voor uw organisatie.

      Een goede gedragscode is verhelderend, inspirerend en ondersteunt medewerkers bij beslissingen, of deze nu gemakkelijk of moeilijk zijn. Zo geeft een gedragscode richting aan de gewenste cultuur in een organisatie. Zorg ervoor dat de gedragscode leeft!

      Een gedragscode werkt alleen als u die samen met uw medewerkers maakt. Als u in gesprek gaat over uw waarden en normen. Dit gesprek is cruciaal voor uw cultuur. Veel meer nog dan de uiteindelijke tekst van de code.

   3. Structuren en procedures

      De structuren en procedures in uw organisatie hebben grote invloed op het gedrag van medewerkers. Met gerichte structuurmaatregelen beschermt u de integriteit van uw organisatie. Met bijvoorbeeld een registratie van financiële belangen, een overzicht van kwetsbare functies en een registratie van nevenfuncties.

      Ook de inrichting van de werkomgeving beïnvloedt het gedrag van medewerkers. Met een slimme organisatie-inrichting kunt u uw medewerkers helpen zich integer te gedragen. Soms met gerichte nudges, soms op een eenvoudige manier. Als er bijvoorbeeld geen contant geld in omloop is, kan het niet verdwijnen.

      In elke organisatie bestaan integriteitsrisico’s. Bijvoorbeeld waar geld in het spel is, er vertrouwelijke informatie beschikbaar is, of collega’s buiten het zicht van anderen werken. Niet elk risico is helemaal weg te nemen, maar u hoeft uw medewerkers ook niet onnodig in verleiding of in gevaar te brengen. Met een risicoanalyse kunt u vermijdbare risico’s wegnemen en zorgen voor een veilige werkomgeving.

      Direct aan de slag? Zie de publicaties.

      • Modelaanpak basisnormen integriteit openbaar bestuur en politie
      • Compendium van de International Chamber of Commerce

   4. Personeel en cultuur

      Integriteit en ethiek gaan over medewerkers en cultuur. HRM speelt daarbij een grote rol. Bij de werving en screening van nieuwe medewerkers, introductie- en mentorprogramma’s en bijeenkomsten over integriteit.

      Goed HRM-beleid kijkt breed naar integriteit. Bijvoorbeeld naar het beoordelings- en beloningsbeleid. Past dat bij de waarden die u in uw organisatiecultuur wilt zien? Of denk aan de opleidingen en de kansen voor persoonlijke ontwikkeling die u aan medewerkers biedt.

      Een goede organisatie heeft een veilige, open cultuur. Hier kunnen werknemers de bestaande patronen ter discussie stellen en veranderen zonder angst voor repercussies. Bewustwording, communicatie en dialoog zijn hiervoor een belangrijk onderdeel. Dat kunt u dus regelmatig organiseren!

      Direct aan de slag? Zie de publicaties.

      • Meldprocedures en integriteitsvoorzieningen bij werkgevers in Nederland
      • Integriteit in de praktijk - werken aan cultuur

   5. Melden en handhaven

      In elke organisatie gaat wel eens iets mis. Dan is nauwgezet optreden van belang. Bescherming van melders, zorgvuldig intern onderzoek en rechtvaardige handhaving versterken de integriteit van uw organisatie.

      Een meldprocedure (of klokkenluidersregeling) beschrijft hoe, waar en wanneer werknemers een melding kunnen doen, en het recht om de melding vertrouwelijk te doen. Zorg er ook voor dat medewerkers naar een vertrouwenspersoon kunnen.

      Bent u voorbereid op een melding? Een onderzoeksprotocol beschrijft hoe en wanneer u intern onderzoek doet. Wie dat onderzoek gaat uitvoeren. En welke maatregelen en interne sancties u kunt treffen. Zo voorkomt u willekeur en vergroot u de kans dat een intern onderzoek zorgvuldig wordt afgehandeld.

      Direct aan de slag? Zie de publicaties.

      • Integriteit, misstanden en de ondernemingsraad
      • Meldprocedures en integriteitsvoorzieningen bij werkgevers

   6. Communicatie en verantwoording

      Een ethische organisatie communiceert over integriteit. En legt er verantwoording over af. Zo maakt u medewerkers duidelijk wat u van ze verwacht. Transparantie bij incidenten versterkt de integriteit van uw organisatie. Het is een stevig signaal dat u ethiek serieus neemt.

      De Ondernemingsraad (OR) heeft een bijzondere taak. Bij het goedkeuren van de meldprocedure. Ook moet de OR jaarlijks worden geïnformeerd. Een goede medezeggenschap kan de organisatie aanmoedigen en integriteit versterken. Door het te bespreken en integriteitsbeleid te agenderen.

      Goede communicatie en verantwoording zorgt voor meer vertrouwen. Zo bouwt u een ethische reputatie. Informeer de medezeggenschap, toezichthouders, aandeelhouders en volksvertegenwoordigers. Klanten, cliënten en burgers. Via rapportages, uw jaarverslag en in de media.

      Direct aan de slag? Zie de publicaties.

      • Integriteit, misstanden en de ondernemingsraden
      • Meldprocedures en integriteitsvoorzieningen bij werkgevers

   7. Samenhang en borging

      Werken aan integriteit vergt een samenhangende aanpak. Uw inspanningen moeten elkaar versterken. Zorg voor een integriteitsplan dat u regelmatig evalueert. En een functionaris die de samenhang bewaakt, risico’s signaleert en de inspanningen coördineert, monitort en bijstelt. Zo verankert u integriteit.

      Integriteitsprofessionals hebben een voortrekkersrol. Zorg ervoor dat er een goed opgeleide compliance officer, ethiekfunctionaris of integriteitscoördinator is.

      Bij integriteit zijn veel verschillende collega’s betrokken. Breng alle integriteitsactoren in kaart. Wie werkt er allemaal aan ethiek? Zo kunt u een samenwerkend integriteitsteam vormen.

      Met de Integriteit infrastructuur  kunt u een samenhangende aanpak ontwikkelen. Dit model is ontwikkeld op basis van de meest actuele inzichten op het gebied van compliance, integriteit en organisatie-ethiek. Het beschrijft de onderwerpen die onmisbaar zijn voor de integriteit in uw organisatie. Zo zorgt u ervoor dat uw investeringen in ethiek tot blijvend succes leiden.

      Direct aan de slag? Zie de publicaties.

      • Meldprocedures en integriteitsvoorzieningen bij werkgevers
      • Integriteit in de praktijk - werken aan cultuur