Succesvol melden
Inleiding
Het onderzoek ‘Melden met succes’ dat de Universiteit Utrecht, in opdracht en in samenwerking met het Huis voor Klokkenluiders (HvK) uitvoerde, geeft inzicht in hoe interpersoonlijke contacten tussen betrokkenen een belangrijke rol kunnen hebben in een succesvol verloop van interne meldprocessen.
In het onderzoek zijn diepte-interviews gehouden met verschillende betrokkenen bij vier meldprocessen die in de praktijk succesvol waren verlopen. Omdat het een kleinschalig, verkennend onderzoek betrof, stellen de onderzoekers dat vervolgonderzoek waardevol zou kunnen zijn. Toch bieden de casussen ook nu al nuttige aanknopingspunten voor werkgevers, voor leidinggevenden en voor anderen die binnen de organisatie betrokken zijn bij de behandeling van interne meldingen zoals: leidinggevenden, vertrouwenspersonen, onderzoekers en integriteitsfunctionarissen.
Succesfactoren
Op basis van de inzichten van het rapport, zet het Huis voor Klokkenluiders op een rijtje wat organisaties kunnen doen om hun meldsysteem tot een succes te maken:
- Zorg dat de interne meldprocedure voldoet aan de eisen die daaraan
gesteld worden conform de wetgeving;
- zorg voor sociale en psychologische veiligheid, zodat melders ook
durven te melden;
- zorg dat het meldproces verloopt conform de (geschreven èn
ongeschreven) afspraken, beloftes en verwachtingen die horen bij een
normale en gezonde arbeidsrelatie;
- zorg dat de melder maar ook andere betrokkenen als leidinggevenden
en vermoedelijke plegers doorlopend juiste en actuele informatie krijgen
over de stappen in het proces, zodat deze begrijpen waarom bepaalde
stappen worden gezet en weten wat de vervolgstappen zullen zijn;
- zorg voor openheid en transparantie en let er daarbij op dat voor alle
betrokkenen helder is welke informatie wel of niet gedeeld kan worden
en waarom dat zo is;
- zorg voor een persoonlijke benadering gecombineerd met doorlopend
en tijdig contact met elk van de betrokkenen zij zien dat er actief iets met
de melding gebeurt en dat deze serieus wordt genomen;
- zorg dat de procedure zorgvuldig én met snelheid wordt doorlopen;
- zorg dat de onderzoekers deskundig en objectief, maar ook goedwillend
en empathisch zijn, zodat de melder zich gezien, gehoord en gesteund
voelt;
- zorg dat de betrokken actoren naar aanleiding van de melding
daadkrachtig en zichtbaar optreden;
- zorg dat meldingen en meldprocessen systematisch worden
geëvalueerd zodat ervan kan worden geleerd;
- zorg dat geïnvesteerd wordt in de kennis, competenties, vaardigheid en
houding van de actoren die een rol spelen in het meldproces, denk
daarbij aan leidinggevenden, vertrouwenspersonen, onderzoekers en
andere integriteitsfunctionarissen.
Beluister de podcast waarin Leonie Heres het onderzoeksrapport nader toelicht:
Podcast ‘Het Huis luistert’: Succesfactoren in melden van interne misstanden: snel, zorgvuldig, deskundig en open
In deze tweede aflevering van de podcast serie ‘Het Huis luistert’ licht Leonie Heres, onderzoeker bij de Universiteit Utrecht, het rapport ‘Melden met succes’ toe. De sleutel tot succesvolle meldtrajecten lijkt vooral een kwestie van mensenwerk te zijn.
Leonie maakte het rapport samen met Julia Penning de Vries en Niels Terpstra in opdracht en in samenwerking met het Huis voor Klokkenluiders (HvK). In een vraaggesprek met Albert Roele, communicatiestrateeg van het Huis voor Klokkenluiders, vat zij de belangrijkste conclusies en aanbevelingen van het onderzoek samen. Wat die precies zijn, hoort u in de podcast.
Achtergrond interne meldregelingen
In vrijwel elke organisatie kunnen integriteitsschendingen en misstanden voorkomen. Adequaat te handelen bij meldingen van vermoedens van integriteitsschendingen en misstanden kan onnodige schade aan betrokkenen, de organisatie en de maatschappij voorkomen.
Op basis van wetgeving zijn organisaties die meer dan 50 werknemers in dienst hebben verplicht om een interne meldprocedure in te voeren op basis waarvan werknemers vermoedens van integriteitsschendingen en misstanden kunnen meldden. Op de websites van het Huis voor Klokkenluiders en van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is meer achtergrondinformatie te vinden over deze wetgeving en over de eisen die gesteld worden aan de meldprocedure.
De meldprocedure is een noodzakelijke basisvoorziening die organisaties helpt om meldingen in goede banen te leiden. Maar louter de aanwezigheid van een meldprocedure is op zichzelf geen garantie voor een succesvol verloop van meldingen. Daar is meer voor nodig. Uiteindelijk komt het erop neer hoe daar door mensen in de praktijk vorm, betekenis en invulling aan wordt gegeven.