Hoe gaan wij om met uw privacy?
Een persoonsgegeven is alle informatie die direct over iemand gaat of informatie die naar deze persoon te herleiden is.
Het Huis kan de volgende persoonsgegevens verwerken:
- Naam, adres, woonplaats;
- Contactgegevens;
- Werkgerelateerde gegevens (functie, werkgever);
- Handtekening;
- Samenvatting van de zaak;
- Bijzondere persoonsgegevens en strafrechtelijke gegevens (indien dit uit de aard van het verzoek of de melding voortvloeit);
- Financiële gegevens (indien dit uit de aard van het verzoek of de melding voortvloeit);
- Kopie identiteitsbewijs (bij een inzageverzoek).
Het Huis verwerkt alleen de noodzakelijke persoonsgegevens om de volgende verzoeken in behandeling te kunnen nemen en hier eventueel uitvoering aan te geven:
- contactverzoeken;
- adviesverzoeken;
- meldingen en/of verzoeken tot het doen van onderzoek;
- vragen en verzoeken aan de afdeling Kennis en Preventie;
- Woo-verzoeken;
- verzoeken op basis van de AVG (zoals inzageverzoeken);
- klachten;
- bezwaren.
Het Huis is de zogeheten 'verwerkingsverantwoordelijke' in de zin van de AVG. Dit betekent dat het Huis zelf beslist welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welk doel en op welke manier.
Het Huis verwerkt de persoonsgegevens die u zelf aan het Huis verstrekt.
Ook kan het Huis – in het kader van een adviesverzoek, melding en/of verzoek tot onderzoek – persoonsgegevens verzamelen over anderen dan de adviesverzoeker en/of melder/verzoeker, zoals de (ex-)werkgever en de (ex-) collega’s van de adviesverzoeken/of melder/verzoeker tot onderzoek. Maar alleen als dat noodzakelijk is voor de behandeling van de adviesverzoek, melding en/of het verzoek tot onderzoek.
Als eenmaal een onderzoek is ingesteld, kan het Huis ook persoonsgegevens verzamelen over een melder/verzoeker, en over andere bij het onderzoek betrokken personen. Het gaat dan om informatie van de melder/verzoeker, de (ex-) werkgever van de melder/verzoeker, de onder zijn verantwoordelijkheid werkzame personen en van getuigen.
Het Huis moet het gebruik van uw persoonsgegevens kunnen baseren op een van de grondslagen uit artikel 6 van de AVG.
Algemeen belang
Het Huis verwerkt uw gegevens op grond van de noodzaak voor de goede uitvoering van de publieke taken van het Huis. Die taken zijn omschreven in de Wet bescherming klokkenluiders.
Het Huis kan bijzondere persoonsgegevens verwerken indien de verwerking noodzakelijk is vanwege het zwaarwegend algemeen belang voor de uitvoering van haar wettelijke taken.
Ook kan het Huis persoonsgegevens van strafrechtelijke aard verwerken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van haar wettelijke taken.
Wettelijke plicht
Incidenteel verwerkt het Huis uw persoonsgegevens ook op grond van een wettelijke plicht, zoals om aan een rechtmatige vordering te voldoen van de opsporingsdiensten.
Het Huis behandelt uw persoonsgegevens strikt vertrouwelijk. Het Huis zal die alleen aan derden verstrekken als dat strikt noodzakelijk is voor de uitoefening van de taken van het Huis.
De afdeling Advies kan eventueel persoonsgegevens van adviesverzoekers verstrekken aan de contactpersoon psychosociale ondersteuning en/of aan de afdeling Onderzoek. Dit gebeurt alleen met expliciete toestemming van de adviesverzoeker.
De afdeling Onderzoek kan persoonsgegevens, zoals naam en functie, van de melder/verzoeker, de (ex-)werkgever van de melder/verzoeker – en de onder zijn verantwoordelijkheid werkzame personen – en getuigen in het kader van een ingesteld onderzoek[1] verstrekken aan de andere betrokkenen binnen het onderzoek. Over de melder/verzoeker gebeurt dit alleen als die toestemming heeft gegeven om zijn identiteit bekend te maken.
Daarnaast kan het Huis wettelijk verplicht zijn om gegevens te verstrekken aan opsporingsinstanties, bijvoorbeeld als er sprake is van een strafrechtelijk onderzoek en Openbaar Ministerie ten behoeve van dat onderzoek de uitlevering van stukken vordert. Het Huis zal eventuele vorderingen zorgvuldig toetsen en alleen die gegevens verstrekken waartoe het daadwerkelijk wettelijk verplicht is. Voor de gevallen dat een onderzoek van het Huis naar aanleiding van een melding van een misstand samenloopt met een strafrechtelijk onderzoek van het Openbaar Ministerie (OM), heeft het Huis een afstemmingsprotocol afgesloten met het OM. Onderzoeksgegevens (en dus persoonsgegevens) zullen door het Huis alleen aan het OM worden verstrekt als de officier van justitie daartoe een vordering heeft gedaan. De officier van justitie zal geen gegevens bij de afdeling Advies vorderen.
Het Huis laat persoonsgegevens verwerken door externe partijen, te weten IT-leveranciers zoals leveranciers van systemen voor digitale dossiers en het beveiligd mailen en versturen van (grote) bestanden. Dit zijn verwerkers die de persoonsgegevens alleen in opdracht van het Huis mogen verwerken, en alleen voor doeleinden die door het Huis bepaald zijn. Het gaat hier om puur technische verwerking. Met elke verwerker is een verwerkersovereenkomst gesloten.
Internationale doorgifte
Het Huis verwerkt persoonsgegevens binnen de EER. Er vindt geen internationale doorgifte plaats.
[1] Dus nadat de afdeling Onderzoek op grond van artikel 6 heeft beoordeeld dat een onderzoek wordt ingesteld.
Het Huis beveiligt persoonsgegevens tegen iedere mogelijke inbreuk, waaronder verlies of ongeoorloofde toegang door of verstrekking aan derden. Dat doet het Huis met technische, organisatorische en juridische maatregelen. Deze maatregelen zijn opgenomen in een informatiebeveiligingsbeleid. Het Huis zorgt er bijvoorbeeld voor dat alleen díe personen toegang hebben tot persoonsgegevens voor wie dit uit hoofde van hun functie noodzakelijk is.
Het Huis heeft een Protocol Datalekken opgesteld. Het Huis zal volgens dit protocol onderzoeken of een data-incident een inbreuk is op de beveiliging van persoonsgegevens, en het incident waar nodig melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en bij betrokkenen.
Tenslotte heeft het Huis een functionaris voor de gegevensbescherming, die toezicht houdt op de toepassing en naleving van de AVG.
Op grond van de AVG mag het Huis uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is voor het bereiken van het doel waarvoor uw gegevens zijn verkregen. Na verloop van de bewaartermijn worden uw gegevens vernietigd of geanonimiseerd. Het Huis volgt daarbij de vernietigings- en bewaartermijnen voor de persoonsgegevens in alle werkprocessen die zijn vastgelegd in de Generieke Waarderingslijst van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Als het Huis meer persoonsgegevens ontvangt dan nodig voor de goede uitvoering van haar wettelijke taken dan zal het Huis die gegevens zo spoedig mogelijk vernietigen.
Op grond van de AVG kunt u verzoeken om:
- Inzage in uw gegevens: U kunt vragen welke persoonsgegevens het Huis van u gebruikt. Zo kunt u controleren of het Huis dat doet volgens de AVG;
- Correctie van uw gegevens: U kunt het Huis vragen om de gegevens te wijzigen of aan te vullen, indien de persoonsgegevens die het Huis van u heeft niet juist zijn of ontbreken;
- Beperking van het gebruik van uw gegevens: U kunt het Huis vragen om tijdelijk te stoppen met het gebruik van uw persoonsgegevens;
- Verwijdering van uw gegevens: In sommige gevallen kunt u het Huis vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen;
- Bezwaar: U kunt soms bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
Als het verwerken van uw persoonsgegevens berust op uw uitdrukkelijke toestemming, houdt u het recht die toestemming weer in te trekken. Er kan een reden zijn waarom uw verzoek niet kan worden ingewilligd. Als dat het geval is, dan zal het Huis dit goed aan u uitleggen.
Een verzoek op grond van de AVG kunt u doen via de beveiligde omgeving AVG-verzoek indienen. Ook kunt u een brief sturen naar Huis voor Klokkenluiders, postbus 85680, 2508 CJ ‘s-Gravenhage. In beide gevallen moet u een kopie van uw geldige identiteitsbewijs meesturen. U wordt dringend verzocht om daarop uw burgerservicenummer (BSN) onleesbaar te maken. U kunt ook een afspraak maken om uw identiteitsbewijs te tonen op het kantoor van het Huis. U krijgt in beginsel binnen een maand een beslissing op uw verzoek. Als u het niet eens bent met de beslissing, kunt u hier bezwaar tegen indienen en desnoods beroep instellen. Informatie daarover staat altijd ook in de beslissing.
Meer over bezwaar en beroep vindt u op de website rijksoverheid.nl.
Meer informatie over de AVG vindt u op de website rijksoverheid.nl.
Voor vragen kunt u contact opnemen met het Huis via contact@huisvoorklokkenluiders.nl. U kunt ook telefonisch contact opnemen via 088 – 1331 000, of een brief sturen naar: Huis voor Klokkenluiders, Postbus 85680, 2508 CJ ‘s-Gravenhage.
Het Huis heeft een Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG). Deze functionaris is onafhankelijk van het Huis en houdt toezicht op de naleving van de privacywetgeving. U kunt contact opnemen met deze functionaris via FG@huisvoorklokkenluiders.nl.
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) houdt extern toezicht op de naleving van de AVG. U heeft het recht om bij de AP een klacht over het Huis in te dienen. Meer informatie hierover vindt u op de AP-website. Of bel 088 – 1805 250.