3.7 SAMENHANG EN BORGING

Zevende van de zeven onderdelen van integriteit

Vele gebruiksvormen van digitale middelen raken aan het integriteitsmanagement van een organisatie: denk bijvoorbeeld aan personeel volgsystemen, informatiehuishouding in de Cloud en het automatiseren van klantcontact met chatbots.

Digitale systemen zijn vaak onderdeel van het merendeel van de werkprocessen in een organisatie. Daarom moet er niet alleen gekeken worden naar de losse integriteitsrisico’s per digitaal middel dat een organisatie gebruikt, maar juist naar het geheel aan digitale middelen. Als er een overzicht is van de verschillende digitale middelen en systemen die een organisatie gebruikt, kan er ook een inschatting gemaakt worden welke integriteitsrisico’s die systemen in combinatie met elkaar met zich mee brengen.

Integriteitsbevordering in het gebruik en de inzet van digitale middelen vereist permanente aandacht in een organisatie. Naast dat er in samenhang gekeken moet worden naar de verschillende onderdelen van de digitale werkomgeving, is het ook van belang dat integer gebruik van digitale middelen een doorlopend onderwerp van gesprek is in de organisatie. Dit kan door het thema integriteit een vast onderdeel te maken in het evalueren van werkprocessen. Daarnaast kan een organisatie de aandachtspunten zoals beschreven in deze handreiking gebruiken voor organisatiebrede gesprekken over integer gebruik van digitale middelen.

Digitale middelen zijn onderdeel van de bedrijfsvoering en veranderen rap door digitale innovatie. Een organisatie die innoveert, moet zich herhaaldelijk afvragen welk effect een bepaalde innovatie heeft op de waarden van een organisatie. Het is belangrijk om zicht te hebben of een innovatie deze waarden versterkt of juist aantast. Hier krijgt een organisatie zicht op door monitoring onderdeel te maken van zowel de implementatie als het gebruik van digitale middelen. Het is belangrijk om in die monitoring de feedback van andere betrokken partijen te verwerken. Een organisatie moet er voor zorgen dat regelmatig wordt gecontroleerd of de bestaande regels en procedures nog up-to-date zijn en dat ze worden aangepast waar nodig.

3.7.1. Tips

Richt een plan-do-check-act cyclus in. Met name het controleren van (zelflerende) algoritmes is van belang. Dit verkleint het risico dat er vooroordelen in het systeem sluipen.
Stel in grotere organisaties een centrale coördinator voor digitale middelen aan. Samen met de integriteitsfunctionaris en ICT-experts kan deze coördinator ervoor zorgen dat digitale middelen op een integere manier worden ingezet. In kleinere organisaties kan het coördineren van het integer gebruik van digitale middelen worden belegd bij degene die verantwoordelijk is voor het integriteitsbeleid.

3.7.2. Aandachtspunten

Hoe is de aandacht voor integer gebruik van digitale middelen geborgd in evaluatieprocessen?
Is er in het integriteitsbeleid van de organisatie aandacht voor de verschillende onderdelen van de digitale werkomgeving, en de specifieke dilemma’s die deze onderdelen met zich meebrengen?