TOT SLOT

In een integere digitale werkomgeving is er aandacht voor de complexe wet- en regelgeving omtrent digitale technologieën en ook voor de ethische omgang met de veelheid van digitale middelen die een organisatie tot haar beschikking heeft. Extra aandacht moet uitgaan naar het belang van menselijke controle op processen die afhankelijk zijn van digitale technologie, het maken van een waarden- en belangenafweging in het gebruik van digitale middelen en oog voor de maatschappelijke risico’s van digitale middelen die gebruik maken van AI. Hierbij is het van belang dat u het integriteitsbeleid van uw organisatie regelmatig actualiseert. De zeven onderdelen van de integriteitsinfrastructuur van het Huis voor Klokkenluiders kunnen hierbij helpen.

WILT U MORGEN AL AAN DE SLAG MET DEZE BROCHURE?

Dat kan op drie manieren:

1. Organiseer een kort overleg met sleutelfiguren

Het doel van dit overleg is op korte termijn draagvlak creëren en prioriteiten stellen. Nodig de directie, HR, ICT en de integriteitsfunctionaris (of -coördinator) uit voor een kort overleg. Bespreek hierin:

• Welke digitale middelen (bijvoorbeeld AI, monitoring en data-analyses) worden er nu door de organisatie gebruikt?
• Wat zijn de grootste risico’s of zorgen die medewerkers en leidinggevenden nu ervaren op gebied van digitale middelen?
• Welke visie heeft de directie op integer digitaal werken?

Het resultaat is een lijstje met 2-3 urgente aandachtspunten voor de korte termijn en een visie van de directie op integer gebruik van digitale middelen.

2. Start met heldere communicatie naar alle medewerkers

Het doel van dit actiepunt is de bewustwording onder medewerkers vergroten en transparantie bevorderen. Stuur een korte mail of bericht naar alle medewerkers met:

• Een korte uitleg waarom integer digitaal werken belangrijk is voor de organisatie en wat de visie van de organisatie is op het integer gebruik van digitale middelen.
• Een overzicht van de bestaande regels (bijvoorbeeld uit de gedragscode) en waar medewerkers deze regels kunnen raadplegen.
• Een oproep om zorgen en vragen te melden bij een aanspreekpunt (bijvoorbeeld HR of de integriteitscoördinator).
• Een aankondiging van een korte training of Q&A-sessie over dit onderwerp (zie actiepunt 3).

Het resultaat hiervan is dat medewerkers weten dat het onderwerp binnen de organisatie leeft en weten waar ze terecht kunnen met vragen.

3. Plan een korte, praktische training of workshop in over integer gebruik van digitale middelen

Het doel van deze workshop of korte training is het direct verbeteren van de kennis en vaardigheden van medewerkers over integer omgaan met digitale middelen in de organisatie. Organiseer deze sessie (tussen de 30 en 60 minuten) op korte termijn (bijvoorbeeld binnen twee weken) voor alle medewerkers, en richt deze op:

• De basisprincipes van integer digitaal werken (bijvoorbeeld omgang met AI, data en privacy).
• Herkenning van risico’s (bijvoorbeeld vooringenomenheid in AI, datalekken en onbedoeld misbruik).
• Waar en hoe medewerkers twijfels of incidenten kunnen melden.

Zet voor deze workshop of training bijvoorbeeld een externe expert in of een interne ICT-medewerker die de basis van integer digitaal werken kan uitleggen. Zo’n workshop heeft als resultaat dat medewerkers zich gehoord voelen in hun zorgen over digitaal werken en weten wat er van hen verwacht wordt op gebied van integer gebruik van digitale middelen. Zo kunnen zij direct aan de slag.

Bonus: zet een kleine werkgroep op

Ook kan de organisatie ervoor kiezen om een kleine werkgroep op te zetten van 2-3 gemotiveerde werknemers uit verschillende afdelingen die op korte termijn met de volgende acties aan de slag gaan:

• Het evalueren van de uitkomsten van het overleg met sleutelfiguren en de korte training.
• Het doen van een voorstel voor een eerste update van het integriteitsbeleid (bijvoorbeeld een paragraaf over integer digitaal werken).
• Het opstellen van een lijst met veelgestelde vragen over integer digitaal werken voor op de intranetpagina.