3.6 COMMUNICATIE EN VERANTWOORDING

Zesde van de zeven onderdelen van integriteit

Open communicatie bij de inzet van digitale middelen is belangrijk voor het vertrouwen in de organisatie, zowel van medewerkers als externe belanghebbenden.

Digitale innovaties gaan snel en kunnen ervoor zorgen dat processen van evaluatie en verantwoording onder druk staan. Terwijl het juist heel belangrijk is om de inzet van digitale middelen te evalueren en bevindingen terug te koppelen naar medewerkers en stakeholders. Dit is van belang, omdat bij het gebruik van digitale middelen terechte bezwaren kunnen ontstaan. Bijvoorbeeld omdat een gedeelte van menselijke beslissingen wordt uitbesteed aan technische toepassingen, waardoor het risico op foutieve beslissingen onverantwoord hoog is. Het is voor belanghebbenden belangrijk om na te kunnen gaan of een dergelijke beslissing voldoende rekening houdt met hun rechten en belangen en in lijn is met de waarden en normen van de organisatie.

3.6.1. Tips

Communiceer de reden voor de inzet van digitale middelen en licht de belangenafweging toe die hierin is gemaakt. Benoem dilemma’s en risico’s. Dit kun je makkelijker doen als je als directie de organisatievisie op het gebruik van digitale middelen deelt met je medewerkers.
Zorg bij de inzet van digitale middelen in werkprocessen voor heldere afspraken over evaluatie en verantwoording aan de relevante actoren.
Wees waar mogelijk transparant over de inzet van AI-toepassingen. Leg uit welke gegevens de digitale techniek gebruikt en hoe het AI-algoritme beslissingen neemt. Dit kan bijvoorbeeld door net als een privacyverklaring, ook een AI-verklaring op te nemen op uw website.
De uitleg over de werking en het doel van het inzetten van digitale middelen moet betekenisvol zijn. Maak de uitleg begrijpelijk en let hierbij op verschillen in kennis en vaardigheden van gebruikers van de digitale middelen.
Communiceer open als er iets misgaat bij de inzet van digitale middelen. Benoem wat er is misgegaan, waarom de techniek gebruikt wordt (en of deze nog wordt gebruikt) en wat er wordt gedaan om te voorkomen dat de fout nog een keer gemaakt wordt.

3.6.2. Aandachtspunten

In hoeverre zijn de digitale middelen die worden gebruikt betrouwbaar, uitlegbaar en doelgericht?
In hoeverre is het doel van de inzet van specifieke digitale middelen gecommuniceerd met gebruikers en andere belanghebbenden?
In hoeverre is de data governance op orde? Denk hierbij aan wie er toegang heeft tot data, of er integer gebruik wordt gemaakt van de beschikbare data en of er veilig gebruik wordt gemaakt van de data.
Hoe en door wie wordt het gebruik van digitale middelen gecontroleerd? En hoe en door wie wordt er verantwoording afgelegd over het integer gebruik van digitale middelen?