3.5 MELDEN EN HANDHAVEN

Dit is met name het geval wanneer het systeem een centrale plek heeft in de werkprocessen van een organisatie, of een groot volume aan data verwerkt. Als een medewerker misbruik maakt van een digitaal systeem, kan dit ook grote negatieve gevolgen hebben. Daarom is het belangrijk dat incidenten vroeg worden gesignaleerd en serieus worden opgepakt. Iedereen binnen de organisatie moet alert zijn op mogelijke misstanden rondom niet-integere inzet en gebruik van digitale systemen, en de waardering voelen om problemen op dit gebied te bespreken of te melden. Dit vraagt van medewerkers dat zij integriteitsschendingen snel signaleren en van werkgevers dat zij bij een melding snel handelen, en handhaven als er regels overschreden worden. Het gebruik van digitale middelen moet plaatsvinden binnen de gestelde kaders. Moedwillig negeren van die kaders moet leiden tot arbeidsrechtelijke gevolgen.

3.5.1. Belangrijkste ontwikkelingen

Door de inzet van digitale middelen is het in toenemende mate makkelijker om ongeregeldheden op te sporen. Denk hierbij aan het monitoren van uitgaande mails om het lekken van gevoelige informatie op te sporen. Digitale systemen kunnen zo ingericht worden, dat niet-integer gebruik door medewerkers snel gesignaleerd en opgepakt kan worden.

Bij de inzet van digitale middelen voor opsporing van onregelmatigheden moeten de belangen van alle betrokken partijen worden meegewogen en is scherpe controle op proportionaliteit van de inzet van groot belang. Ook mogen organisaties bij signalen van onregelmatigheden niet in alle gevallen zelf opvolging geven, maar kan het zijn dat handhaving moet plaatsvinden door politie, justitie, een inspectiedienst of toezichthouder.

Indien er in werkprocessen gebruik wordt gemaakt van digitale middelen met AI-toepassing, kan het voorkomen dat er een foutief besluit wordt genomen waarbij het onduidelijk is wie er verantwoordelijk is. Bijvoorbeeld bij een onterechte afwijzing, of een discriminerende beoordeling. Soms is er juridische onduidelijkheid over aansprakelijkheid, of is het onduidelijk of het een systeemfout betreft of een fout van de gebruiker van een digitaal middel. Daarom is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken over wie er toezicht houdt op het gebruik van digitale middelen en het informeren van medewerkers als zij in algemene zin gevolgd worden.

3.5.3. Aandachtspunten

1. AI is aantrekkelijk om werkprocessen en procedures efficiënter te maken, maar voor het onderzoeken van integriteitsschendingen en misstanden is voorzichtigheid geboden. Het is belangrijk om kritisch te zijn welke datasets AI gebruikt om aanbevelingen te doen over mogelijke integriteitsschendingen. Ook is er het gevaar van een zichzelf-vervullende voorspelling bij het gebruik van AI voor handhaving. Zie ook het voorbeeld hierover in hoofdstuk 2.1 van deze brochure.
2. Om zich (digitaal) integer te kunnen gedragen, moeten werknemers op de hoogte zijn van de regels omtrent het gebruik van digitale middelen. Deel met medewerkers hoe er gehandhaafd wordt op niet-integer gebruik van de digitale werkomgeving. Weten medewerkers hoe zij de digitale systemen van een organisatie kunnen gebruiken op een manier die negatieve bijeffecten, zoals discriminerende besluiten, voorkomt?
3. Zijn medewerkers bekend met de meldprocedure rondom het melden van niet-integer gebruik van digitale middelen? Weten zij dat zij hier ook gebruik van mogen maken voor het melden van misstanden die ontstaan door niet-integer gebruik van digitale middelen? In hoeverre voelen medewerkers zich vrij om zorgen en twijfels over de inzet en het gebruik van digitale middelen te delen? Hoe wordt er in de organisatie gevolg gegeven aan deze zorgen?