3.4 PERSONEEL EN CULTUUR

Vierde van de zeven onderdelen van integriteit

Digitale systemen met AI-toepassingen worden in toenemende mate ingezet door HR-afdelingen in organisaties.

Digitale middelen worden gebruikt voor het automatiseren van HR-processen, zoals personeelvolgsystemen (werktijdregistratie, registratie ziekteverzuim) en werving- en selectieprocessen (CV-selectie, digitale assessments). Ook worden digitale middelen gebruikt voor het opsporen van onregelmatigheden en het monitoren van online gedrag van medewerkers. Hoewel al deze toepassingen het HR-proces efficiëntie en effectiviteit opleveren, worden deze toepassingen ook in verband gebracht met integriteitsrisico’s. Ook kan de inzet van digitale technieken middels intensieve digitale monitoring van medewerkers zorgen voor gevoelens van wantrouwen en een negatieve sfeer in de organisatie.

Voorbeeld

AI-toepassingen kunnen uitkomsten vaak op een overtuigende manier presenteren, waardoor er in de organisatie schijnzekerheid kan ontstaan over de uitkomsten die digitale systemen genereren. In HR-context kan dit bijvoorbeeld leiden tot verkeerde aannames of beslissingen bij het beoordelen van een CV of het schrijven van een functioneringsverslag. In dat laatste geval kun je denken aan een functioneringsverslag over een uitgevallen medewerker. Een AI-toepassing kan de context missen dat iemand is uitgevallen door ziekte of persoonlijke problemen, en een medewerker ten onrechte kwalificeren als ‘niet functionerend’.

Daarnaast kan het aantrekkelijk zijn om de productiviteit van medewerkers te monitoren door digitale middelen, maar dit kan wantrouwen uitstralen en ongewenste gevolgen hebben. Een voorbeeld hiervan is het “Time Off Task”-systeem wat het Amerikaanse bedrijf Amazon gebruikte om de productiviteit van medewerkers te monitoren. De resultaten van dit systeem gebruikte Amazon om disciplinaire maatregelen op te leggen aan medewerkers bij wie de productiviteit volgens het systeem tegenviel, of als reden voor ontslag. Echter, het systeem was zo scherp afgesteld, dat ook wc-bezoeken, het praten tegen collega’s en de weg kwijt zijn in het magazijn werden geclassificeerd als een gebrek aan productiviteit.

Het is belangrijk om medewerkers te betrekken in visievorming over een integere digitale werkomgeving, de keuze voor bepaalde digitale technieken en het gesprek over hoe digitale middelen ingezet worden in de organisatie. Op die manier krijgen medewerkers een beter begrip van de mogelijke (bij)effecten van de nieuwe digitale technieken waar een organisatie mee aan de slag gaat. Tot slot versterkt het de betrokkenheid en het draagvlak voor (verantwoorde) inzet van digitale middelen en (mogelijke) digitale innovatie in de organisatie.

3.4.1. Tips

Wees bewust, ook al opereert de organisatie binnen de privacywetgeving, van het potentieel uitstralen van wantrouwen bij een te uitgebreide digitale monitoring van werknemers. Dit kan de organisatiecultuur op een negatieve manier beïnvloeden.
Wees bewust van het belang van menselijke interactie in HR-processen. Bij de inzet van digitale middelen moet er altijd ruimte zijn voor interactie en persoonlijke beoordeling. Bij beslissingen over mensen moeten HR-professionals de uiteindelijke afweging maken en daarbij moet rekening gehouden worden met de context.
Blijf aandachtig op vooringenomenheid bij gebruik van AI bij werving en selectie. Zorg er altijd voor dat AI niet de eindbeslissing maakt over uitnodigen van sollicitanten en aannemen van nieuwe werknemers. Denk in het selectieproces ook na over de mogelijkheid van semi-anoniem solliciteren om discriminatie te voorkomen, waarbij sollicitanten hun leeftijd of foto niet hoeven op te nemen in hun CV.
Zorg voor AI-geletterdheid bij personeel. Volgens Europese wetgeving moeten medewerkers die werken met AI-gebaseerde digitale systemen deze kunnen begrijpen, verantwoord toepassen en evalueren. Daarnaast is het belangrijk dat HR-functionarissen training krijgen in het kritisch beoordelen van uitkomsten van digitale middelen, omdat beslissingen over personeel niet zonder meer overgelaten kunnen worden aan digitale systemen.

3.4.2. Aandachtspunten

Heeft de organisatie de benodigde deskundigheid binnen handbereik voor het integer gebruik van digitale middelen? Dit kan ook een externe partij zijn, zoals een IT-ondersteuner.
Hoe worden digitale middelen ingezet om interne onregelmatigheden op te sporen? Heeft deze inzet effect op de organisatiecultuur?