Communicatie en verantwoording

Zesde van de zeven onderdelen van integriteit

Communiceren en verantwoording afleggen over integriteit

Een professionele organisatie communiceert over integriteit en legt er verantwoording over af. Daardoor maakt de organisatie voor medewerkers duidelijk wat er van ze wordt verwacht. Daarbij hoort ook transparantie bij incidenten: wat leert de organisatie van het incident? Wat is er goed gegaan, wat zou het bestuur een volgende keer anders willen zien? Openheid over incidenten, uiteraard met respect voor de vertrouwelijkheid,  versterkt de integriteit van de organisatie. Het is een stevig signaal dat het bestuur ethiek serieus neemt.

De Ondernemingsraad (OR) heeft een bijzondere taak en dient de meldprocedure goed te keuren. Ook moet de OR jaarlijks worden geïnformeerd. Een goede medezeggenschap kan gewenst gedrag aanmoedigen en integriteit versterken.

Goede communicatie en verantwoording zorgt voor meer vertrouwen. Zo bouwt de organisatie een ethische reputatie. Informeer de medezeggenschap, toezichthouders, aandeelhouders en volksvertegenwoordigers, klanten, cliënten en burgers. Via rapportages, het jaarverslag en in de media.

Tips voor commissarissen

  1. Bespreek met het bestuur welke informatie aan ‘de buitenwereld’  wordt gegeven over het integriteitsbeleid en de uitkomsten daarvan. Is de gedragscode bijvoorbeeld toegankelijk voor externen via de website van de organisatie? En kunnen externen en ex-medewerkers ook gebruik maken van de meldregeling?
  2. Voor sommige organisaties is er een verplichting om te rapporteren over (onderdelen van) het integriteitsbeleid en de resultaten daarvan, waaronder gedane meldingen. Die verplichting kan voortvloeien uit  (internationale) regelgeving, zoals de Corporate Sustainablity Reporting Directive (CSRD) of op basis van (sectorspecifieke) regelgeving of codes. Zorg dat u op de hoogte bent van dergelijke eisen en de manier waarop de organisatie daaraan voldoet. Ook organisaties voor wie die verplichting niet geldt, kunnen in hun jaarverslag hier uiteraard iets over vermelden. Bespreek met het bestuur welke informatie er openbaar wordt gemaakt.
  3. In het geval van significante integriteitsschendingen met betrokkenheid van het bestuur volgt er vaak media-aandacht. Dan is het raadzaam om over een communicatieprotocol te beschikken. Overweeg ook of het nodig is om u te laten bijstaan door een adviseur die gespecialiseerd is in crisiscommunicatie.