Melden en handhaven

Vijfde van de zeven onderdelen van integriteit

Bescherming van melders, zorgvuldig intern onderzoek en rechtvaardige handhaving versterken integriteit

In elke organisatie gaat wel eens iets mis. Dan is nauwgezet optreden van belang. Bescherming van melders, zorgvuldig intern onderzoek en rechtvaardige handhaving versterken de integriteit van uw organisatie.

Een meldprocedure (ook wel klokkenluidersregeling genoemd) beschrijft hoe, waar en onder welke voorwaarden werknemers een (vertrouwelijke) melding kunnen doen. Zorg er ook voor dat medewerkers naar een vertrouwenspersoon kunnen.

Is de organisatie voorbereid op een melding en heeft u als commissaris daarin een rol? Als er onderzoek gedaan moet worden, dan is het belangrijk dat dit zorgvuldig gebeurt. Een onderzoeksprotocol beschrijft of, hoe en wanneer de organisatie overgaat tot een intern onderzoek. Wie dat onderzoek gaat uitvoeren. En welke maatregelen en interne sancties er getroffen kunnen worden. Zo voorkomt het bestuur willekeur en vergroot de kans dat een intern onderzoek zorgvuldig wordt afgehandeld

Tips voor commissarissen

Neem kennis van de meldregeling en bespreek op welke wijze deze toegankelijk is gemaakt voor werknemers.
Bespreek wanneer en op welke wijze de RvC geïnformeerd wordt over meldingen en/of de opvolging daarvan.
Neem kennis van het jaarlijkse verslag van de vertrouwenspersoon of -personen (VP) en nodig de VP een keer uit voor een RvC-vergadering. Neem ook kennis van het verslag van het meldpunt (zoals verplicht volgens de Wbk) en de daarin opgenomen geanonimiseerde gegevens uit het meldregister.
Vraag u af of het aantal meldingen bij het meldpunt in lijn ligt met wat u zou verwachten. Een plotselinge stijging van het aantal meldingen kan reden zijn voor zorg. Het uitblijven van meldingen is echter ook niet per definitie een goed teken. Bespreek in dat geval of het bestuur voldoende aandacht heeft voor het wegnemen van drempels om te melden.
Bespreek wat de formele rol van de RvC is in de meldregeling. Is de RvC bijvoorbeeld aanspreekpunt voor (potentiële) melders als het signaal een lid van de RvB betreft? En wat als de melding een lid van de RvC betreft? Weet u als commissaris wat u moet doen als er rechtstreeks bij u gemeld wordt? Hoe gaat u dan om met de vertrouwelijkheid en hoe bepaalt u welke opvolging passend is?
Neem kennis van het onderzoeksprotocol en de rol van de commissarissen daarin. Wat betekent het bijvoorbeeld als er onderzoek gedaan moet worden naar de bestuurder en de RvC dan opdrachtgever van dat onderzoek wordt.