Structuren en procedures

Derde van de zeven onderdelen van integriteit

Structuren en procedures beïnvloeden gedrag

De structuren en procedures in een organisatie hebben grote invloed op het gedrag van medewerkers. Met gerichte structuurmaatregelen beschermt de organisatie haar integriteit. Met bijvoorbeeld een registratie van financiële belangen, een overzicht van kwetsbare functies en een registratie van nevenfuncties.

Ook de inrichting van de werkomgeving beïnvloedt het gedrag van medewerkers. Een slimme organisatie-inrichting helpt medewerkers zich integer te gedragen. Soms met gerichte nudges, soms op een eenvoudige manier. Als er bijvoorbeeld geen contant geld in omloop is, kan het niet verdwijnen.

In elke organisatie bestaan integriteitsrisico’s. Bijvoorbeeld waar geld in het spel is, er vertrouwelijke informatie beschikbaar is, of collega’s buiten het zicht van anderen werken. Niet elk risico is helemaal weg te nemen, maar medewerkers hoeven ook niet onnodig in verleiding of in gevaar te worden gebracht. De organisatie heeft de plicht als werkgever om werknemers te beschermen tegen verleidingen of druk. Met een integriteitsrisicoanalyse krijgt de organisatie zicht op integriteitsrisico’s, kunnen vermijdbare risico’s weggenomen worden en kan gezorgd worden voor een veilige werkomgeving. Integriteitsrisico’s kunnen ook naar voren komen uit bestaande instrumenten, zoals de Systematische Integriteitsrisicoanalyse (SIRA) en de Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E).

Tips voor commissarissen

  1. Laat u informeren over de verschillende maatregelen en procedures die de organisatie heeft om integer handelen te bevorderen en integriteitsrisico’s te beheersen. Laat u ook informeren over de werking van deze procedures. Dat kan van belang zijn voor de VOR (Verklaring omtrent Risicobeheersing), een (nieuw) vereiste in de Nederlandse Corporate Governance Code. Uiteraard kan het bestuur u hierover informeren, maar leg uw oor ook eens te luisteren bij de OR en de vertrouwenspersoon.
  2. Zorg dat u betrokken bent bij de integriteitsrisicoanalyse, bijvoorbeeld door uw visie over relevante integriteitsrisico’s te delen of door input te geven op de aanvaardbaarheid van restrisico’s. U kunt ook de resultaten van de integriteitsrisicoanalyse op de agenda van de RvC zetten.
  3. Bijzondere aandacht verdient het beleid ten aanzien van nevenfuncties. Commissarissen bekleden vaak meerdere functies. Het is raadzaam dat u zich afvraagt of de combinatie van rollen kan leiden tot (de schijn van) belangenverstrengeling.