Regelgevend kader

Welke eisen staan er in Boek 2 BW en de Nederlandse Corporate Governance Code?

Tekst

Boek 2 BW

Boek 2 BW bevat bepalingen over de Raad van Commissarissen (RvC), maar is uiterst summier over de taken van de RvC. Directe voorschriften over toezicht houden op integer handelen bevat Boek 2 BW niet.

De Nederlandse Corporate Governance Code

Voor commissarissen van beursgenoteerde vennootschappen is de Nederlandse Corporate Governance Code (2022, geactualiseerd in maart 2025) relevant (hierna: de Code). De Code is geen wet en geldt niet voor alle private ondernemingen en ook niet voor organisaties in de publieke of semipublieke sector. Van de corporate governance code gaat een grote normerende werking uit, ook voor ander organisaties dan beursgenoteerde ondernemingen. Het is daarom interessant om te kijken naar de uitgangspunten van de Code, ook omdat deze vaak als referentiekader dient voor andere, sectorspecifieke codes. Voorbeelden van sectorspecifieke codes zijn de Code Banken en de Code Pensioenfondsen in de financiële sector. Ook de zorgsector (Governancecode Zorg), de woningcorporaties (Governancecode Woningcorporaties) en de onderwijssector (verschillende codes per type onderwijsorganisatie) kennen sectorspecifieke codes. In het vervolg gaan we in op een aantal relevante aspecten van de Nederlandse Corporate Governance Code. Het is uiteraard raadzaam voor commissarissen om na te gaan of er een sectorspecifieke code van toepassing is.

Onder de Uitgangspunten van de Code wordt benoemd dat goed ondernemerschap en goed toezicht essentiële voorwaarden zijn voor stakeholders voor het vertrouwen in het bestuur en het toezicht. “Daaronder zijn begrepen integer en transparant handelen door het bestuur en het afleggen van verantwoording over het toezicht door de raad van commissarissen.” Dit algemene uitgangspunt wordt in de Code verder niet uitgewerkt. Wat verstaan dient te worden onder ‘integer en transparant handelen door het bestuur’ en of en zo ja, hoe u als commissaris hier toezicht op zou moeten houden wordt door de Code niet geconcretiseerd.

De Code biedt wel andere aanknopingspunten: onder de uitgangspunten wordt beschreven dat de Code berust op het uitgangspunt dat de organisatie een lange termijn samenwerkingsverband is van diverse bij de organisatie betrokken stakeholders. Tevens staat daar: “het bestuur en de raad van commissarissen hebben een verantwoordelijkheid voor de afweging van deze belangen (…)”. Daar ontstaat de koppeling naar integriteit. Integer handelen vereist immers dat rekening wordt gehouden met belanghebbenden. De Code zegt daarover: “stakeholders moeten erop kunnen vertrouwen dat hun belangen op zorgvuldige wijze worden meegewogen, omdat dit een voorwaarde is voor hen om binnen en met de vennootschap samen te werken”.

In de Principes die in de Code worden beschreven vinden we verschillende verwijzingen naar of koppelingen met integriteit. We behandelen hierna de relevante principes.

Het doel van de Code is het met of in relatie tot wet- en regelgeving bewerkstelligen van een deugdelijk en transparant stelsel van checks and balances binnen Nederlandse beursgenoteerde vennootschappen en het daartoe reguleren van de verhoudingen tussen het bestuur, de raad van commissarissen en de algemene vergadering/aandeelhouders. De Naleving van de Code is gebaseerd op het ‘pas toe of leg uit’-principe.

Risicobeheersing en verantwoording over risicobeheersing

In principe 1.2 ‘Risicobeheersing’ staat dat het bestuur verantwoordelijk is voor het identificeren en beheersen van de risico’s verbonden aan de strategie en de activiteiten van de vennootschap. In het kader van de risicobeoordeling wordt beschreven dat het in ieder geval dient te gaan om de strategische, operationele, compliance en verslaggevingsrisico’s. In principe 1.4 ‘Verantwoording over risicobeheersing’ is opgenomen dat het bestuur de effectiviteit van de opzet en de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen bespreekt met de auditcommissie en daarover verantwoording aflegt aan de RvC. De betrokkenheid en aandacht van commissarissen voor integriteitsrisico’s is in dit kader relevant omdat een integriteitschending een risico kan vormen voor het behalen van strategische doelen en zelfs het voortbestaan van de onderneming in gevaar kan brengen.

Cultuur

In principe 2.5 ‘Cultuur’ is beschreven dat het bestuur verantwoordelijk is voor het vormgeven van een cultuur die is gericht op duurzame lange termijn waardecreatie en dat de RvC toezicht houdt op de activiteiten van het bestuur ter zake. Bij de verdere uitwerking is opgenomen dat onder meer aandacht dient te worden besteed aan de sociale veiligheid binnen de onderneming en de bespreekbaarheid en mogelijkheid tot het melden van (vermoedens van) misstanden en onregelmatigheden. Eveneens is beschreven dat het bestuur een gedragscode dient op te stellen en moet toezien op de werking en naleving daarvan. Over de rol van de commissarissen is vastgelegd dat het bestuur de RvC dient te informeren over de bevindingen en observaties ten aanzien van de werking en de naleving van de gedragscode.

Misstanden en onregelmatigheden

Principe 2.6 ‘Misstanden en onregelmatigheden’ begint met de bepaling dat het bestuur en de RvC alert zijn op signalen van (vermoedens van) misstanden en onregelmatigheden. Verder is bepaald dat het bestuur een procedure instelt zodat meldingen van (vermoedens van) misstanden en onregelmatigheden kunnen worden gedaan en dat het bestuur adequate opvolging geeft aan deze meldingen. De Raad van Commissarissen houdt toezicht op het bestuur ter zake, aldus principe 2.6.

In de verdere uitwerking is opgenomen dat de voorzitter van de RvCdoor het bestuur onverwijld wordt geïnformeerd over signalen van (vermoedens van) materiele misstanden en onregelmatigheden binnen de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. Daar is ook bepaald dat, wanneer het (vermoeden van) een misstand of onregelmatigheid het functioneren van een bestuurder betreft, een werknemer dit rechtstreeks aan de voorzitter van de RvCkan melden.

Tot slot is beschreven dat de RvC toezicht houdt op de werking van de meldingsprocedure van (vermoedens van) misstanden en onregelmatigheden, op passend en onafhankelijk onderzoek naar signalen van misstanden en onregelmatigheden en, indien een misstand of onregelmatigheid is geconstateerd, een adequate opvolging van eventuele aanbevelingen tot herstelacties. Hier staat ook dat, om de onafhankelijkheid van onderzoek te borgen, de RvC in gevallen waarin het bestuur zelf betrokken is, de mogelijkheid heeft om zelf een onderzoek te initiëren naar signalen van misstanden en onregelmatigheden en dit onderzoek aan te sturen.

Voorkomen Belangenverstrengeling

Over het voorkomen van belangenverstrengeling zegt principe 2.7: Elke vorm van belangenverstrengeling tussen de vennootschap en haar bestuurders of commissarissen wordt vermeden. Om te vermijden dat belangenverstrengeling plaatsvindt, worden adequate maatregelen getroffen. De RvC is verantwoordelijk voor de besluitvorming over de omgang met belangenverstrengeling bij bestuurders, commissarissen en grootaandeelhouders in relatie tot de vennootschap.

In de uitwerking van het principe is onder meer aangegeven dat er regels moeten zijn voor de wijze waarop omgegaan dient te worden met belangenverstrengeling en dat een potentieel tegenstrijdig belang gemeld moet worden. Tevens is beschreven dat besluiten tot het aangaan van transacties waarbij tegenstrijdige belangen van bestuurders of commissarissen spelen, die van materiële betekenis zijn voor de vennootschap en/of voor de desbetreffende bestuurders of commissarissen, de goedkeuring behoeven van de Raad van Commissarissen en dat dergelijke transacties worden gepubliceerd in het bestuursverslag.

Samenvattend

De Corporate Governance Code en sectorspecifieke codes bevatten diverse impliciete en expliciete voorschriften voor het toezicht door de commissaris in relatie tot het integer handelen in en door de organisatie. De meer expliciete voorschriften bieden handvatten voor de raad om invulling te geven aan de taken en verantwoordelijkheden en vragen om een nadere concretisering. Bijvoorbeeld over de vraag welke transacties en belangen van commissarissen in het kader van belangenverstrengeling van materiele betekenis zijn. Het vereist ook dat commissarissen zich laten informeren over bijvoorbeeld de meldregeling en dat zij zicht hebben op de cultuur.

De expliciete voorschriften leggen verplichtingen op aan commissarissen voor onderdelen van het integriteitsbeleid, terwijl zij mogelijk onvoldoende zicht hebben op het geheel en de samenhang tussen de verschillende onderdelen van dat beleid.

In de hoofdstukken hierna gaan we nader in op de vraag waarom het voor u als commissaris belangrijk is om het overkoepelende onderwerp ‘integriteit’ op de agenda te zetten. Dat doen we allereerst vanuit de kerntaken die u heeft, waaronder die als werkgever van het bestuur.