Integriteitsthema's

Suggesties voor een goed gesprek over integriteit

Verschillende stakeholders en hun belangen kunnen dilemma's opleveren

Elke organisatie heeft te maken met een veelheid aan stakeholders, die soms tegengestelde belangen hebben. Op elk van die thema’s kunnen integriteitsissues en ethische dilemma’s ontstaan, als het bestuur lastige keuzes moet maken waarover de buitenwereld de organisatie mogelijk ter verantwoording roept. Commissarissen doen er goed aan om vooraf met het bestuur thema’s te bespreken die bepalend kunnen zijn voor het oordeel van stakeholders over het al dan niet integer handelen door de organisatie. De commissaris kan ook aandacht besteden aan het proces van oordeelsvorming dat gevolgd wordt wanneer er een moreel dilemma ontstaat.

Het is onmogelijk om vooraf alle mogelijke thema’s te benoemen die belangrijk zijn voor de integriteit van de organisatie. Laat staan om daar vooraf een oordeel over te vormen. Commissarissen kunnen wel op basis van een aantal relevante thema’s in gesprek gaan met het bestuur. Dat zijn bijvoorbeeld thema’s waar organisaties in het recente verleden op zijn aangesproken, waar (juridische) procedures over zijn gestart en/of waarover belangengroeperingen zich uitspreken. Wij adviseren commissarissen het gesprek aan te gaan rondom de volgende thema’s:

De impact die het product of de dienst, die de organisatie levert of van plan is te gaan leveren, heeft op belanghebbenden of de maatschappij in het algemeen. De uitersten zijn hierbij of het product of de dienst direct bijdraagt aan een maatschappelijk doel, een maatschappelijke behoefte of het oplossen van een maatschappelijk probleem of dat het product of de dienst daar juist afbreuk aan doet.
De mate van duurzaamheid van de (activiteiten van de) organisatie. Wordt er bijvoorbeeld rekening gehouden met duurzaamheidseisen bij innovatie van productieprocessen? Welke maatregelen treft de organisatie om de eigen footprint te verkleinen?
De mate waarin de organisatie als een ‘ goed werkgever’ optreedt. Is er bijvoorbeeld aandacht voor mensenrechten (ook in buitenlandse vestigingen), diversiteit & inclusie, fysieke en sociale veiligheid etc.? Geeft de organisatie voldoende invulling aan haar zorgplicht jegens medewerkers in relatie tot pyschosociale arbeidsbelasting (PSA) in de Arbowet?
De mate waarin de organisatie zich opstelt als verantwoordelijk ketenpartner. Denk bijvoorbeeld aan het betalen van een eerlijke inkoopprijs en het voldoen aan regelgeving op het gebied van mededinging, corruptie, witwassen en export controls.
Geopolitieke ontwikkelingen en de positie van de organisatie hierin. Wil de organisatie een standpunt innemen over internationale conflicten? Wil de organisatie afstand nemen van bekritiseerde regimes of landen waar mensenrechten worden geschonden? Hoe gaat de organisatie om met mogelijke polarisatie in de organisatie?
Verantwoorde toepassing van AI en gebruik van technologie in bredere zin en de bescherming van data. Als AI wordt toegepast in bepaalde processen, is dan voldoende bekend over de werking van het algoritme, inclusief mogelijke biases? Denk bijvoorbeeld aan geautomatiseerde processen voor het screenen van sollicitanten. En wat doet de organisatie om data van cliënten/patiënten te bewaken? Zijn de maatregelen tegen misbruik voldoende robuust en beschikken onderaannemers aan wie data wordt verstrekt ook over robuuste maatregelen?
De belastingmoraal van de organisatie. Wordt bij het toepassen van fiscale constructies altijd het randje van het toelaatbare opgezocht of wordt er op een andere manier bepaald wat een acceptabele belastingdruk is? Of is de organisatie bijvoorbeeld in een bepaald land gevestigd, uitsluitend vanwege het belastingklimaat?
De aanwending van subsidies en budgetten door de organisatie en de verdeling van winst van de organisatie, inclusief dividenduitkeringen en winstafhankelijke beloningen. Of in het geval van een goed doel of een publieke organisatie: hoe wordt er gekeken naar overhead en wat wordt er gedaan met mogelijke onderbestedingen of overbestedingen?

Het gaat hierbij niet om het voorschrijven van de te volgen strategie of de te maken keuzes. Als commissaris gaat u niet op de stoel van de bestuurder zitten. Van belang is dat de commissarissen met het bestuur het goede gesprek voeren over dergelijke thema’s om een beeld te krijgen van de attitude van de leden van het bestuur, de waarden die zij nastreven en de wijze waarop bij belangrijke besluiten omgegaan wordt met belangen van stakeholders.