(H)ERKEN KWETSBAARHEDEN
STAP 3
Wanneer een functie zich afspeelt binnen één of meer kwetsbare werkgebieden, dan is het belangrijk om te in kaart te brengen welke omstandigheden ertoe kunnen leiden dat er een verhoogd risico bestaat op een integriteitsschending. Deze omstandigheden noemen we ook wel ‘red flags’, omstandigheden die de kwetsbaarheid van een functie verhogen.
Kwetsbaarheden kunnen zowel van organisatorische als individuele aard zijn. De medewerker die meer uitgeeft dan hij verdient en met loonbeslag wordt geconfronteerd (individuele kwetsbaarheid) zal alle mogelijkheden om uit zijn moeilijke financiële situatie te raken overdenken en, in het uiterste geval, mogelijk aangrijpen. Dat betekent dat ook minder gewenste oplossingen, zoals fraude plegen of openstaan voor corruptie, niet (langer) zijn uitgesloten.
Ook de wijze waarop het werk is georganiseerd, heeft directe invloed op de integriteit van de medewerkers. Met name medewerkers die een rol spelen in kwetsbare processen (bijv. met gevoelige data of geld) of in een machtspositie horen precies te weten wat voor taken zij moeten uitvoeren en/of welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden zij daarbij hebben. Vaagheid en onduidelijkheid kunnen leiden tot een grote vrijheid van handelen zonder duidelijke grenzen (organisatorische kwetsbaarheid).
Enkele voorbeelden van mogelijke kwetsbaarheden (organisatorisch en individueel) vindt u hieronder, een langere lijst is te vinden in de bijlage :
| Kwetsbaarheden | |
| complexiteit: | ingewikkelde constructies (juridisch/fiscaal), onoverzichtelijke (productie)keten |
| verandering/dynamiek: | sterke groei/krimp, crisissituaties |
| management: | houding & (voorbeeld)gedrag management, toon aan de top |
| persoonlijkheidskenmerken en situatie medewerker: | (gok)verslaving, gevoel onheus behandeld te zijn |
| probleemhistorie: | werkachterstand, integriteitsincidenten, ‘slechte’ cultuur |
| functie: | vertegenwoordiger | ||
| taken: | verkopen van producten en diensten, identificeren van mogelijke afnemers en afzetmarkten in binnen- en buitenland. | ||
| werkgebied: | situatie: | mogelijk risico: | kwetsbaarheden: |
| contacten met derden | medewerker is verantwoordelijk voor het contact met en de aanname van nieuwe klanten | medewerker accepteert malafide klant door manipulatie | financiële bonus per aangedragen klant |
TOELICHTING
In het geval van de vertegenwoordiger zijn er verschillende kwetsbaarheden aan te wijzen die als trigger kunnen dienen voor de vertegenwoordiger om het aannamebeleid te negeren. Waar de vertegenwoordiger onder normale omstandigheden niet zou zwichten voor bijvoorbeeld geschenken van potentiële klanten, zou hij wellicht wel overstag gaan indien er sprake is van een beloningsbeleid waarin prikkels zijn opgenomen. Denk aan een financiële bonus voor de vertegenwoordiger per klant die hij aandraagt. Een dergelijk beloningsbeleid is een voorbeeld van een organisatorische kwetsbaarheid. Er zijn ook persoonlijke kwetsbaarheden aan te wijzen. Denk aan een kwetsbaarheid in de persoonlijkheid van de vertegenwoordiger. Iemand die veel belang hecht aan macht en status zou zich sneller door een klant kunnen laten beïnvloeden dan een medewerker die daar niet of minder gevoelig voor is.