BESTAANDE MAATREGELEN IN KAART BRENGEN
STAP 4
Om de organisatie en medewerkers weerbaarder te maken tegen integriteitsrisico’s, is het nodig dat een organisatie maatregelen neemt. Maatregelen kunnen variëren in reikwijdte en insteek. Vaak zijn er al enkele maatregelen genomen. Soms zonder dat deze maatregelen expliciet gelinkt zijn aan de specifieke risico’s van een functie. Maatregelen kunnen generiek (organisatiebreed) of specifiek (op een functie gericht) zijn. Beiden zijn belangrijk en vereisen doorlopend aandacht.
SOORTEN MAATREGELEN: REIKWIJDTE
- Bij generieke maatregelen gaat het om maatregelen die gericht zijn op het gehele personeelsbestand. Bijvoorbeeld onderdelen van de integriteitsinfrastructuur die gericht zijn op het stimuleren van een veilige werkomgeving waarin medewerkers geen drempels ervaren om eventuele bezorgdheden te uiten en te melden wanneer zij een integriteitsschending vermoeden.
- Specifieke maatregelen zijn bedoeld om de weerbaarheid van een bepaald werkgebied of taak te verbeteren of om concrete functiespecifieke risicofactoren te verminderen. U kunt hierbij denken aan een strengere screening bij medewerkers met risicovolle taken of invoeren van het vierogenprincipe bij bepaalde taken.
SOORTEN MAATREGELEN: INSTEEK
- Preventieve maatregelen hebben als doel risico’s te voorkomen en verminderen.
- Controlerende maatregelen zijn bedoeld om te achterhalen of bepaalde risico’s zich voordoen.
- Remediërende maatregelen kunnen gebruikt worden om situaties te herstellen waarin risico’s zich voordoen.
Maatregelen moeten regelmatig tegen het licht worden gehouden om te checken of ze nog afdoende zijn. Verder moeten de maatregelen uiteraard toepasbaar zijn en effectief worden toegepast. Er is wellicht niet direct zicht op alle maatregelen die er in een organisatie bestaan. Het is daarom belangrijk om in gesprek te gaan met het betreffende team, de leidinggevende en vakspecialisten om goed op de hoogte te zijn van de maatregelen. Houdt hierbij ook rekening met ongeschreven regels op de werkvloer en de cultuur binnen teams. Ook dergelijke aspecten kunnen bijdragen aan het verminderen van risico’s. Wanneer u een goed overzicht heeft kunt u in de volgende stap effectief verder gaan met het aanscherpen of updaten van bestaande maatregelen en werk maken van passende maatregelen waar die nog ontbreken.
| functie: | vertegenwoordiger | |||
| taken: | verkopen van producten en diensten, identificeren van mogelijke afnemers en afzetmarkten in binnen- en buitenland. | |||
| werkgebied: | situatie: | mogelijk risico: | kwetsbaarheden: | preventieve maatregelen: |
| contacten met derden | medewerker is verantwoordelijk voor het contact met en de aanname van nieuwe klanten | medewerker accepteert malafide klant door manipulatie | financiële bonus per aangedragen klant | verplicht advies van de juridische afdeling |
TOELICHTING
In het voorbeeld blijkt uit de inventarisatie dat er al preventieve maatregelen aanwezig zijn. Een hiervan is een verplicht advies van de juridische afdeling op het moment dat een klant wordt aangenomen. Hierdoor wordt de bevoegdheid van de vertegenwoordiger voor een deel ingeperkt.