TOT SLOT
ZELF AAN DE SLAG
De eerder beschreven aanpak is toepasbaar op organisaties binnen verschillende branches en sectoren, onafhankelijk van de grootte van het personeelsbestand. Waar in kleine organisaties de vermenging van functies bij verschillende medewerkers een uitdaging is, is het bij grote organisaties een uitdaging om alle activiteiten gerelateerd aan de verschillende functies in kaart te brengen. Het is in dat geval een optie om bijvoorbeeld met de functies binnen een bepaalde afdeling te beginnen. De aanpak zal in de praktijk op bepaalde punten kunnen afwijken, maar het is belangrijk om alle beschreven stappen in de eigen organisatiespecifieke aanpak terug te laten komen.
Daarnaast is het van belang om de analyse preventief in te zetten. Dat wil zeggen; liefst nog voordat er signalen zijn van mogelijke integriteitsschendingen. Juist dan is een organisatie in staat om risico’s op een zo vroeg mogelijk stadium te signaleren en actie te ondernemen. Daarmee kan deze analyse zo efficiënt mogelijk worden ingezet als instrument om te helpen integriteitsschendingen en misstanden te voorkomen.
Wie de analyse uitvoert, is afhankelijk van de wijze waarop de organisatie is ingericht en de aanwezige expertises. In grotere organisaties ligt het voor de hand dat een functionaris belast met toezicht op integriteitsbeleid of een medewerker van de Risk & Control, of vergelijkbare, afdeling de analyse uitvoert. Belangrijk is dat er inzicht is in de verschillende functies en processen, en er kennis aanwezig is over (het inschatten) van integriteitsrisico’s. Een kleine werkgroep instellen om verschillende expertises bij elkaar te brengen kan leiden tot een betere analyse. Kleine organisaties kunnen overwegen externe expertise in te schakelen.
Een ander aandachtspunt is het op een zodanige wijze inrichten van het proces dat er kritisch en constructief wordt gekeken naar de zwakke plekken binnen functies. Het mag geen afvink oefening of knip-en-plakwerk worden. Daarom heeft het Huis ervoor gekozen om geen volledig uitgewerkte analyse te gebruiken. Voor wie op zoek is naar inspiratie en enkele voorbeelden van werkgebieden, taken, bevoegdheden, kwetsbaarheden en maatregelen is, zoals eerder beschreven, een bijlage met voorbeelden beschikbaar.