Informatie voor werkgevers

Alle organisaties in Nederland met 50 werknemers of meer moeten volgens de Wet Huis voor klokkenluiders al een intern meldkanaal hebben. Organisaties in de financiële sector met minder dan 50 werknemers, moeten als gevolg van de Richtlijn ook een intern meldkanaal inrichten.

Een meldkanaal is een procedure voor het ontvangen en behandelen van meldingen van vermoedens van misstanden en informatie over inbreuken op het Unierecht. De afdeling of persoon die meldingen ontvangt en behandelt, moet voldoende gekwalificeerd zijn om deze positie te kunnen vervullen en moet de vertrouwelijkheid van de melding en melder kunnen garanderen. 

De Wet bescherming klokkenluiders en de EU-richtlijn gaan over werkgerelateerde misstanden waarbij het maatschappelijk belang in het geding is en meldingen over inbreuken op het Unierecht.

Een inbreuk op het Unierecht is een handeling of een nalatigheid die in strijd is met bepaalde EU wet- of regelgeving of die het doel van die regels ondermijnt. Welke EU wet- of regelgeving dit betreft staat opgesomd in artikel 2 en bijlage 2 deel 1 van de Richtlijn, maar betreft in elk geval de volgende onderwerpen:

•    overheidsopdrachten;
•    financiële diensten, producten en markten, voorkoming
      van witwassen van geld en terrorismebestrijding;
•    productveiligheid en productconformiteit;
•    veiligheid van vervoer;
•    bescherming van het milieu;
•    stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
•    veiligheid van levensmiddelen en dierenvoeding,
      diergezondheid en dierenwelzijn;
•    volksgezondheid;
•    consumentenbescherming; 
•    bescherming van de persoonlijke levenssfeer en
      persoonsgegevens.

Een misstand is een handeling of een nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is bij schending van een wettelijk voorschrift, een gevaar voor de volksgezondheid, een gevaar voor de veiligheid van personen, een gevaar voor de aantasting van het milieu, een gevaar voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten, niet zijnde een inbreuk op het Unierecht.

Iedereen die een huidige, voormalige of toekomstige werkrelatie heeft. Hieronder vallen in elk geval werknemers, ambtenaren, zelfstandigen, vrijwilligers en bezoldigde of onbezoldigde stagiairs, uitzendkrachtenuitzendkrachten, ex-werknemers en andere personen van wie de werkrelatie is beëindigd, sollicitanten en andere personen van wie de werkrelatie nog moet aanvangen. Maar ook (personen die werken onder verantwoordelijkheid van) leveranciers, aannemers en onderaannemers en personen in leidinggevende organen, zoals leden van een raad van commissarissen. Ook aandeelhouders kunnen een melding doen.

Melders moeten hun melding schriftelijk of mondeling kunnen doen, zowel telefonisch, via spraakbericht, per mail als in persoon. 

Meldingen moeten ook geregistreerd worden. De gegevens over een melding mag u niet langer opslaan dan nodig is om aan wet- en regelgeving te voldoen. 

Wilt u een mondelinge melding opnemen, dan moet de melder vooraf toestemming geven. Wordt er een schriftelijke weergave opgeslagen, dan moet de melder de kans krijgen op de schriftelijke weergave te controleren, eventueel te corrigeren en goed te keuren.

Melders kunnen intern melden bij het meldkanaal van uw organisatie of extern bij een bevoegde autoriteit. Er is geen verplichting om eerst intern te melden. 

Een melder kan altijd een melding doen bij de autoriteit die ten aanzien van het onderwerp bevoegd is. Bijvoorbeeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens als de melding het verwerken van persoonsgegevens betreft. In het wetsvoorstel Wet bescherming klokkenluiders worden een aantal autoriteiten expliciet benoemd, die een zogeheten extern meldkanaal moeten inrichten. Dit zijn: 

•    de Autoriteit Consument en Markt (ACM); 
•    de Autoriteit Financiële markten (AFM); 
•    de Autoriteit persoonsgegevens (AP); 
•    De Nederlandsche Bank N.V. (DNB); 
•    het Huis voor klokkenluiders (HvK);
•    de Inspectie gezondheidszorg en jeugd (IGJ);
•    de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa);
•    de Autoriteit Nucleaire Veiligheid en
      Stralingsbescherming (ANVS). 

Naast de bovengenoemde autoriteiten, moeten ook andere autoriteiten in Nederland die bevoegdheden hebben op een bepaald beleidsterrein en waar mogelijk een melding gedaan kan worden, een extern meldkanaal inrichten volgens de eisen uit de wet. Het Huis voor Klokkenluiders kan helpen om melders door te verwijzen naar de juiste autoriteit. Daarnaast is het Huis voor Klokkenluiders bevoegd om meldingen te onderzoeken als er geen andere bevoegde autoriteit is. 

De wet voorziet volgende strikte reactietermijnen:

•    Binnen 7 dagen moet een ontvangstbevestiging zijn
      gestuurd aan de melder.
•    Uiterlijk 3 maanden na de ontvangstbevestiging moet de
      melder worden geïnformeerd over de opvolging die
      wordt gegeven aan de melding.

De gegevens en informatie die u ontvangt moeten vertrouwelijk worden behandeld en de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) is ook van toepassing bij het verzamelen, ontvangen, registreren, doorsturen van persoonsgegevens of alle andere handelingen die met persoonsgegevens kunnen plaatsvinden.

In de meldprocedure moeten de volgende elementen worden vastgelegd:

•    de manier waarop met de interne melding wordt
      omgegaan;
•    een omschrijving wanneer er sprake is van een
      vermoeden van een misstand en een inbreuk op het
      Unierecht zoals bepaald in de wet bescherming
      klokkenluiders;
•    bij welke onafhankelijke functionaris of functionarissen
      het vermoeden van een misstand of informatie over een
      inbreuk kan worden gemeld, en welke functionarissen
      zorgvuldige opvolging kunnen geven aan die melding;
•    de mogelijkheid dat de werknemer een adviseur in
      vertrouwen kan raadplegen over een vermoeden van
      een misstand of informatie over een inbreuk;
•    dat een melder binnen zeven dagen na ontvangst van
      een melding een ontvangstbevestiging krijgt; 
•    en dat binnen een redelijke termijn van ten hoogste drie
      maanden na verzending van de ontvangstbevestiging,
      aan de melder informatie wordt verstrekt over de
      beoordeling en, voor zover van toepassing, de opvolging
      van de melding.

De werkgever stelt aan iedereen die voor hem werk verricht(te) of gaat verrichten informatie beschikbaar over:

•    de meldprocedure / meldregeling; 
•    de manier waarop meldingen over vermoedelijke
      misstanden en inbreuken op het Europese recht buiten
      de organisatie bij bevoegde autoriteiten kunnen worden
      gedaan of waar van toepassing bij een instellingen van
      de Europese Unie; 
•    de rechtsbescherming van werknemers (zoals het verbod
      op benadeling door u als werkgever na het melden van
      een vermoedelijke misstand of inbreuk op het Europese
      recht).

De brochure Aanpassingen voor uw meldregeling biedt een overzicht van welke wijzigingen nodig zijn om uw meldregeling aan te passen aan de EU-klokkenluidersrichtlijn en de Wet bescherming klokkenluiders.